Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tilitoimisto N.M
Y-tunnus: 3485356-2
Luhtatie 21, 37120 Nokia
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 041 312 7714

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Nita Mäkinen, [email protected]

2. Rekisterin nimi

Tilitoimisto N.M:n asiakasrekisteri, verkkosivuston käyttäjärekisteri sekä markkinointi- ja liidirekisteri (yritysasiakashankinta).

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen hoitaminen, kirjanpito-, tilinpäätös- ja veropalveluiden toteuttaminen sekä asiakasviestintä
• Yhteydenottopyyntöjen käsittely, verkkosivuston yhteydenottolomakkeen kautta saapuneiden viestien käsittely ja niihin vastaaminen
• Markkinointi, palveluistamme tiedottaminen olemassa oleville ja potentiaalisille yritysasiakkaille (oikeutetun edun perusteella)
• Verkkosivuston kehittäminen, sivuston käytön analysointi palvelun parantamiseksi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat: sopimuksen täytäntöönpano (6 artikla 1 kohta b alakohta), lakisääteinen velvoite (6 artikla 1 kohta c alakohta), oikeutettu etu (6 artikla 1 kohta f alakohta) sekä suostumus (6 artikla 1 kohta a alakohta). Suostumusta käytetään perusteena ainoastaan analytiikka- ja markkinointievästeille (ks. kohta 9), ei suoramarkkinointiin.

Suoramarkkinoinnin oikeusperuste

Yrityksille suunnattu suoramarkkinointi ja liidirekisterin ylläpito perustuvat rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta f alakohta). Oikeutettu etu on kirjanpitopalveluidemme markkinointi elinkeinotoimintaa harjoittaville yrityksille eli uusasiakashankinta. Tietosuoja-asetuksen johdanto-osan 47 kappaleen mukaan suoramarkkinointi voi olla oikeutetun edun mukaista käsittelyä. Markkinointi ei siis perustu suostumukseen.

Sähköinen suoramarkkinointi kohdistetaan yrityksiin ja yritysten ilmoittamiin yhteystietoihin sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 202 pykälän mukaisesti. Sen mukaan suoramarkkinointia saa kohdistaa yhteisölle, jollei yhteisö ole sitä nimenomaisesti kieltänyt. Jokaisessa viestissä kerrotaan kielto-oikeudesta ja se on maksuton (vastaa viestiin "poista").

Osa yritysten ilmoittamista yhteystiedoista on muotoa [email protected], jolloin osoite yksilöi luonnollisen henkilön. Näihin osoitteisiin kohdistuva viestintä perustuu niin sanottuun asemavaltuuteen: viesti lähetetään henkilölle, joka toimii yrityksen puolesta tehtävässä, johon tarjoamamme palvelu olennaisesti liittyy. Kirjanpito on kirjanpitovelvollisen yrityksen lakisääteinen velvoite, joten se kuuluu yrityksen vastuuhenkilön tehtäviin. Arvio tehdään ja kirjataan vastaanottajakohtaisesti ennen viestin lähettämistä.

Olemme tehneet käsittelystä tietosuoja-asetuksen edellyttämän oikeutetun edun arvioinnin (kolmivaiheinen tarkoitus-, tarpeellisuus- ja tasapainotesti). Arvioinnissa on tunnistettu käsittelyn vaikutukset rekisteröidylle ja niitä lieventävät suojatoimet: kielto-oikeus toteutetaan 48 tunnissa ja kieltotieto tallennetaan pysyvälle suppressiolistalle, lähetysvolyymi on rajattu, väärille vastaanottajille ei lähetetä uudelleen, rekisteri on pääsyrajattu ja tiedot minimoitu markkinoinnin kannalta tarpeellisiin. Profilointia tai automaattista päätöksentekoa ei tehdä eikä erityisiä henkilötietoryhmiä käsitellä. Saat arvioinnin tiivistelmän pyytämällä sitä osoitteesta [email protected].

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Perustiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Yrityksen tiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite
• Yhteydenottotiedot: yhteydenottolomakkeen kautta lähetetyt viestit ja tiedot
• Tekniset tiedot: IP-osoite, selaimen tyyppi ja versio, käyttöjärjestelmä
• Evästetiedot: verkkosivuston käyttöä koskevat tiedot (ks. kohta 9)

5. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa kuvattujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi:

• Asiakastiedot: asiakassuhteen keston ajan ja sen jälkeen kirjanpitolain edellyttämän ajan (pääsääntöisesti 6-10 vuotta)
• Yhteydenottopyynnöt: enintään 12 kuukautta yhteydenoton jälkeen, ellei synny asiakassuhdetta
• Markkinointi- ja liidirekisteri: yhteystiedot enintään 12 kuukautta viimeisestä kontaktista, jos yhteydenottoon ei ole vastattu. Vastanneiden viestintähistoria enintään 24 kuukautta, tai asiakkuuden syntyessä tiedot siirtyvät asiakasrekisteriin. Tiedot poistetaan aiemmin, jos rekisteröity vastustaa käsittelyä tai pyytää poistoa.
• Markkinointikiellot: kieltotieto (sähköpostiosoite) säilytetään pysyvästi, jotta kielto voidaan toteuttaa eikä samaan osoitteeseen lähetetä uudelleen
• Evästetiedot: evästeiden voimassaoloajan mukaisesti (ks. kohta 9)

6. Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään seuraavista lähteistä:

• Asiakas itse: asiakkaan antamat tiedot asiakassuhteen solmimisen yhteydessä, puhelimitse, sähköpostitse tai tapaamisissa
• Yhteydenottolomake: verkkosivuston yhteydenottolomakkeen kautta lähetetyt tiedot
• Evästeet ja analytiikka: verkkosivuston käytöstä automaattisesti kerätyt tekniset tiedot
• Julkiset rekisterit: yritystiedot kaupparekisteristä ja yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ), sekä YTJ:n avoimesta datasta että YTJ-tietoaineiston palvelurajapinnasta

Markkinointi- ja liidirekisterin tiedot kerätään muualta kuin rekisteröidyltä itseltään. Lähteinä ovat Patentti- ja rekisterihallituksen sekä Verohallinnon yhteisen yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) avoin data, Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämä YTJ-tietoaineiston palvelurajapinta, jota käytämme sopimuksen perusteella ja josta saamme myös yrityksen itse YTJ:hin ilmoittaman sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron, sekä yritysten omat julkiset verkkosivut. Rekisteriin tallennetaan yrityksen nimi, Y-tunnus, yhtiömuoto, toimiala, kotipaikka ja rekisteröintipäivä, yrityksen verkkosivuosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero (osoite voi olla muotoa [email protected] tai yleisen sähköpostipalvelun osoite, jolloin kyse on henkilötiedosta), julkisesti saatavilla oleva yhteyshenkilön nimi ja asema sekä viestintähistoria eli lähetetyt viestit, vastaukset ja kieltopyynnöt.

7. Tietojen luovutus kolmansille osapuolille

Emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille pääsääntöisesti. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa seuraavissa tilanteissa:

• Lakisääteiset velvoitteet: Verohallinto, viranomaiset ja muut tahot, joille tietojen luovuttaminen perustuu lakiin
• Kirjanpitopalveluiden toteuttaminen: taloushallinto-ohjelmistojen tarjoajille siinä määrin kuin palvelun tuottaminen edellyttää
• Asiakkaan suostumuksella: mikäli asiakas on antanut nimenomaisen suostumuksen tietojen luovutukseen

Tietoja ei koskaan myydä tai luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.

8. Palveluntarjoajat ja tietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Käytämme verkkosivuston ylläpidossa ja yhteydenottojen käsittelyssä seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme. Osa niistä voi käsitellä tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella, pääasiassa Yhdysvalloissa:

• Cloudflare, Inc.: verkkosivuston tekninen ylläpito sekä yhteydenottolomakkeen vastaanotto ja tallennus. Lomakkeella lähettämäsi tiedot säilytetään Cloudflaren tallennuspalvelussa enintään 12 kuukautta. Tietoja voidaan käsitellä Yhdysvalloissa.
• Resend (San Francisco, Yhdysvallat): lomakeilmoitusten välittäminen sähköpostiimme. Käsittelee lomakkeella antamasi nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja viestin sisällön. Resend käyttää omia alikäsittelijöitään, jotka on lueteltu osoitteessa resend.com/legal/subprocessors.
• Google Workspace (Gmail): sähköpostiviestintä ja yhteydenottojen vastaanotto osoitteessa [email protected]. Google voi käsitellä tietoja Yhdysvalloissa.
• Supabase, Inc.: asiakkuudenhallinnan ja yhteydenottojen tietokanta. Tiedot tallennetaan EU-alueelle (Frankfurt, Saksa), mutta ylläpitoyhteys tietokantaan voi tulla EU:n/ETA:n ulkopuolelta.
• Google Analytics (G-BH3TCNS55Z): verkkosivuston käytön analysointi. Google voi käsitellä tietoja Yhdysvalloissa.
• Google Tag Manager (GTM-N44G5HPJ): analytiikan ja markkinoinnin hallinta. Google voi käsitellä tietoja Yhdysvalloissa.
• Google Maps -karttaupotus: etusivun ja yhteystietosivun kartta. Kartan lataaminen välittää IP-osoitteesi Googlelle, joka voi käsitellä tietoja Yhdysvalloissa.
• Smartlead.ai (Yhdysvallat): yrityksille suunnattujen markkinointiviestien lähetys ja vastausten hallinta. Käsittelee markkinointirekisterin yhteystietoja ja viestintähistoriaa.
• Zapmail: markkinointiviestien lähettäjädomainien ja postilaatikoiden hallinta.

Tietojen siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (Standard Contractual Clauses, SCC) sekä palveluntarjoajien kanssa tehtyihin tietojenkäsittelysopimuksiin. Google noudattaa lisäksi sitovia yritystaason sääntöjään ja EU-U.S. Data Privacy Framework -kehystä.

9. Evästeet ja analytiikka

Verkkosivustomme käyttää evästeitä (cookies) palvelun toiminnan varmistamiseksi ja sivuston käytön analysoimiseksi.

Välttämättömät evästeet

Nämä evästeet ovat tarpeen sivuston perustoimintojen toteuttamiseksi, kuten evästeasetustesi tallentaminen. Näitä evästeitä ei voi poistaa käytöstä.

Analytiikkaevästeet

• Google Analytics (G-BH3TCNS55Z): Keräämme anonyymia tietoa sivuston käytöstä, kuten vierailtujen sivujen määrä, käytetty aika sivustolla ja saapumislähde. Näiden tietojen avulla ymmärrämme, miten sivustoa käytetään, ja voimme parantaa sen sisältöä ja käytettävyyttä. Google Analytics käyttää evästeitä, jotka ovat voimassa enintään 2 vuotta.
• Google Tag Manager (GTM-N44G5HPJ): Tag Manager hallinnoi analytiikka- ja markkinointiskriptien lataamista sivustollamme. Se ei itsessään kerää henkilötietoja, mutta mahdollistaa muiden palveluiden (kuten Google Analytics) hallinnoinnin.

Voit hallita evästeasetuksiasi sivuston evästebannerin kautta tai selaimesi asetuksista. Analytiikkaevästeet ladataan vain, jos hyväksyt niiden käytön.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus: oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu
• Oikaisuoikeus: oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• Poisto-oikeus: oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), ellei tietojen säilyttämiselle ole lakisääteistä perustetta
• Käsittelyn rajoittaminen: oikeus vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
• Siirto-oikeus: oikeus saada antamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa
• Vastustamisoikeus: oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Suoramarkkinoinnin osalta vastustamisoikeus on ehdoton: kun vastustat, lopetamme markkinoinnin emmekä kysy perustetta.

Suoramarkkinoinnin kieltäminen. Voit kieltää markkinoinnin milloin tahansa maksutta vastaamalla mihin tahansa viestiimme sanalla "poista" tai kirjoittamalla osoitteeseen [email protected]. Toteutamme kiellon 48 tunnissa ja tallennamme kieltotiedon, jotta samaan osoitteeseen ei lähetetä uudelleen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä sähköpostitse: [email protected]. Vastaamme pyyntöösi viimeistään kuukauden kuluessa.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

11. Rekisterin suojaus

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein:

• SSL/TLS-salaus: kaikki tietoliikenne verkkosivustomme ja käyttäjän välillä on salattu
• Pääsynhallinta: henkilötietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät
• Salasanasuojaus: järjestelmät on suojattu vahvoilla salasanoilla
• Tietoturvapäivitykset: käyttämämme ohjelmistot ja järjestelmät pidetään ajan tasalla

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan verkkosivustollamme. Suosittelemme tarkistamaan tämän selosteen ajoittain.

13. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä:

Nita Mäkinen
Tilitoimisto N.M
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 041 312 7714
Osoite: Luhtatie 21, 37120 Nokia

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 30.7.2026.