Palkanlaskennan ulkoistaminen 2026: hinta, sivukulut ja miten se käytännössä tehdään

Lyhyesti: ulkoistettu palkanlaskenta maksaa meillä 25 € palkkalaskelmalta, eli yhden työntekijän kuukausipalkka 25 € ja kahden 50 €, tulorekisteri-ilmoitukset mukaan lukien. Isompi raha liikkuu palkan sivukuluissa: vuonna 2026 työnantajan pakolliset maksut ovat noin 19,3 prosenttia bruttopalkan päälle, ja päälle tulee toimialan mukainen tapaturma- ja ryhmähenkivakuutus. Palkkatietoilmoitus on tehtävä tulorekisteriin 5 kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä.

Hei, Nita tässä. Ensimmäinen työntekijä on se kohta, jossa yrittäjä yleensä soittaa. Kysymys on melkein aina sama: paljonko tämä maksaa ja mitä minun pitää itse tehdä. Kerron alla molemmat, ja sanon myös sen tilanteen, jossa palkanlaskentaa ei kannata ostaa meiltä. Luvut ovat Verohallinnon, Eläketurvakeskuksen ja Työllisyysrahaston sivuilta, tarkistettu syyskuussa 2026, ja lähteet ovat jutun lopussa.

Mitä palkanlaskenta sisältää

Palkanlaskenta on muutakin kuin palkan summan laskemista. Yhdestä palkka-ajosta syntyy joka kerta sama ketju, ja jokainen kohta on lakisääteinen:

• Palkan laskenta tunti- tai kuukausiperusteisesti, lisät ja korvaukset mukaan lukien
• Ennakonpidätys verokortin mukaan ja työntekijän eläke- ja työttömyysvakuutusmaksun pidätys
• Palkkalaskelma työntekijälle, joka on työnantajan velvollisuus antaa
• Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin 5 kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä
• Työnantajan erillisilmoitus ja työnantajasuoritusten maksu Verohallinnolle
• Loma- ja sairausajan palkan laskenta, lomapalkkavelan seuranta
• Liikaa maksetun palkan oikaisu, joka on tulorekisterissä oma korjausilmoituksensa
• Palkka-aineiston arkistointi ja tietojen välitys vakuutusyhtiöille

Mitä yhden työntekijän palkka maksaa työnantajalle 2026

Tämä on se luku, joka yllättää useimmin. Bruttopalkka ei ole työnantajan kustannus, vaan sen päälle tulevat pakolliset sivukulut. Vuoden 2026 prosentit:

• Työeläkemaksu (TyEL): sopimustyönantajan osuus keskimäärin 17,10 % palkasta. Työntekijältä pidätetään lisäksi 7,30 %, joka on osa bruttopalkkaa eikä työnantajan lisäkulu.
• Työnantajan sairausvakuutusmaksu: 1,91 % palkasta.
• Työttömyysvakuutusmaksu: työnantajan osuus 0,31 % palkkasummaan 2 509 500 euroon asti, sen ylittävältä osalta 1,23 %. Pienessä yrityksessä sovelletaan käytännössä aina alinta prosenttia.
• Tapaturma- ja ryhmähenkivakuutus: maksu riippuu toimialan riskistä ja vakuutusyhtiöstä, joten sen näkee vain omalta vakuutuslaskulta. Toimistotyössä se on selvästi pienempi kuin rakentamisessa.

Esimerkki: 3 000 euron kuukausipalkasta työnantajan pakolliset maksut ovat TyEL 513 €, sairausvakuutusmaksu 57,30 € ja työttömyysvakuutusmaksu 9,30 €, yhteensä 579,60 € eli 19,32 % bruttopalkan päälle. Yksi työntekijä 3 000 euron palkalla maksaa siis noin 3 580 euroa kuussa ennen tapaturmavakuutusta. Työntekijä itse saa tililleen noin 2 100 euroa, kun ennakonpidätys ja hänen omat maksunsa on vähennetty. Sama palkka näyttää siis kolmea eri lukua sen mukaan, kuka katsoo, ja juuri se aiheuttaa eniten väärinkäsityksiä.

Kannattaako palkanlaskenta tehdä itse

Sanon sen suoraan: yhden hengen osakeyhtiössä, jossa yrittäjä maksaa itselleen samansuuruista kuukausipalkkaa, palkanlaskenta ei ole vaikeaa. Verohallinnon ja työeläkeyhtiöiden maksuton Palkka.fi hoitaa laskennan ja tulorekisteri-ilmoituksen, eikä siitä kannata maksaa meille, jos haluat tehdä sen itse.

Itse tekeminen alkaa maksaa siinä kohtaa, kun palkkoja on useampi, palkka vaihtelee tuntien mukaan tai mukaan tulee lomapalkkoja, sairausajan palkkoja ja takautuvia korjauksia. Silloin kyse ei ole enää laskutoimituksesta vaan määräajoista ja poikkeuksista, ja virhe näkyy kahdessa paikassa: työntekijän tilillä ja tulorekisterissä. Molempien korjaaminen jälkikäteen vie enemmän aikaa kuin kuukauden palkka-ajo.

Mitä ulkoistettu palkanlaskenta maksaa

Meillä hinta on yksinkertainen: 25 euroa palkkalaskelmalta (alv 0 %, päälle lisätään alv 25,5 %). Jokaisesta työntekijästä syntyy palkka-ajossa oma laskelmansa, joten yhden työntekijän kuukausipalkanmaksu on 25 euroa kuussa ja kahden 50 euroa. Hintaan sisältyvät palkkalaskelma, tulorekisteri-ilmoitus ja työnantajan erillisilmoitus, eikä uuden työntekijän perustamisesta peritä erillistä maksua. Kun sama toimisto hoitaa myös kirjanpidon ja veroilmoituksen, palkat kirjautuvat samalla kertaa eikä lukuja siirretä järjestelmästä toiseen käsin.

Alan hinnoittelussa on kaksi tavallista mallia: hinta palkkalaskelmaa kohden, kuten meillä, tai kuukausiveloitus työntekijämäärän mukaan. Kysy tarjous kirjallisena ja pyydä erikseen näkyviin kolme kohtaa, jotka useimmin laskutetaan erikseen: uuden työntekijän perustaminen, takautuvat korjaukset ja vuoden vaihteen työt. Ne ratkaisevat lopullisen hinnan enemmän kuin kuukausiveloituksen otsikkohinta. Koko hinnasto on palkanlaskennan sivulla.

Miten palkanlaskenta ulkoistetaan, viisi askelta

Käytännössä siirto vie yhden palkkakauden. Näin se etenee meillä:

1. Kerro palkat ja aikataulu. Työntekijöiden määrä, palkkaustapa (kuukausi- vai tuntipalkka), palkanmaksupäivä ja mahdollinen työehtosopimus. Näiden perusteella hinta ja aikataulu ovat selvät ilman arvailua.
2. Toimita työntekijöiden tiedot. Nimi, henkilötunnus, tilinumero, verokortti ja työsopimus. Verokortti kannattaa pyytää työntekijältä heti, koska ilman sitä ennakonpidätys on 60 prosenttia.
3. Anna valtuudet ja vakuutustiedot. Suomi.fi-valtuus palkkatietojen ilmoittamiseen, TyEL-vakuutusyhtiö ja vakuutusnumero sekä tapaturmavakuutuksen tiedot. Jos työnantajarekisteriin ei ole vielä ilmoittauduttu, hoidamme sen samalla.
4. Ensimmäinen palkka-ajo. Lasken palkat, lähetän palkkalaskelmat ja teen tulorekisteri-ilmoituksen. Ensimmäisellä kerralla käymme luvut yhdessä läpi ennen maksua, jotta virhe ei mene työntekijän tilille asti.
5. Kuukausirytmi. Ilmoitat tunnit ja poissaolot sovittuun päivään mennessä, loput hoituu ilman toimenpiteitä sinun päässäsi. Poikkeukset, kuten lomarahat ja sairausajan palkat, tulevat mukaan automaattisesti.

Kesken vuoden vaihtaminen onnistuu, ja se on itse asiassa helpompaa kuin moni luulee: tulorekisteristä näkyy kuluvan vuoden maksetut palkat, joten alkusaldot eivät jää arvailun varaan. Vuodenvaihde on silti kevein hetki, koska silloin lomapalkkavelka ja vuosi-ilmoitukset osuvat luontevaan kohtaan.

Tulorekisteri-ilmoitus: 5 päivää maksupäivästä

Tämä on se määräaika, joka pienessä yrityksessä useimmin ylittyy. Palkkatietoilmoitus on annettava tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa palkanmaksupäivästä, ja lauantait, sunnuntait ja pyhät lasketaan mukaan. Jos viides päivä on pyhä tai viikonloppu, ilmoituksen voi antaa seuraavana arkipäivänä.

Myöhästymismaksu ei kuitenkaan lähde juoksemaan heti kuudennesta päivästä. Verohallinto määrää sen vasta, jos tiedot ilmoitetaan myöhemmin kuin maksupäivää seuraavan kalenterikuukauden 8. päivänä. Maksu on 3 euroa päivältä enintään 45 päivän ajalta, eli enintään 135 euroa, ja sen jälkeen päälle tulee 1 prosentti myöhässä ilmoitetusta palkkasummasta. Yhdestä unohtuneesta palkka-ajosta ei siis tule katastrofia, mutta toistuvasta myöhästelystä tulee.

Sähköinen palkanlaskenta pienyritykselle

Sähköinen tarkoittaa tässä sitä, että palkat lasketaan samassa järjestelmässä kirjanpidon kanssa ja ilmoitukset lähtevät sieltä suoraan tulorekisteriin. Me käytämme Fennoaa, joten palkka-ajo kirjautuu kirjanpitoon samalla eikä lukuja siirretä käsin. Sinun päässäsi mitään ohjelmaa ei tarvitse ostaa eikä opetella: tunnit voi ilmoittaa sähköpostilla tai taulukolla, kumpi on helpompi.

Jos hoidat palkat itse, kaksi käyttökelpoista vaihtoehtoa ovat Verohallinnon ja työeläkeyhtiöiden maksuton Palkka.fi pientyönantajalle sekä sähköisen taloushallinnon ohjelmistot. Palkka.fi hoitaa myös tulorekisteri-ilmoitukset, ja se riittää yhden tai kahden samansuuruisen palkan tapauksessa hyvin.

Viisi virhettä, jotka näen useimmin

Nämä eivät ole moitteita. Ne ovat juuri niitä asioita, jotka jäävät helposti tekemättä, kun palkanmaksu on vuoden kiireisin päivä:

• Verokortti puuttuu ja pidätys jää arvaukseksi. Ilman verokorttia ennakonpidätys on 60 prosenttia. Se korjaantuu vain uudella ilmoituksella, ei sopimalla.
• Lomapalkkavelkaa ei seurata. Lomapalkka kertyy joka kuukausi, vaikka se maksetaan kerran vuodessa. Jos sitä ei ole kirjattu, kesäkuun palkkakulu tulee yllätyksenä ja tilinpäätös näyttää väärää tulosta.
• Työnantajarekisteriin ei ole ilmoittauduttu. Säännöllisesti palkkaa maksavan työnantajan pitää olla työnantajarekisterissä. Satunnainen palkanmaksu ei sitä vaadi, mutta rajan yli mennään usein huomaamatta.
• Korjaus tehdään uudella ilmoituksella. Tulorekisterissä virhe korjataan korvaavalla ilmoituksella samalle maksupäivälle, ei uudella ilmoituksella. Kaksi ilmoitusta samasta palkasta näkyy kaksinkertaisena tulona työntekijän tiedoissa.
• Verottomat kulukorvaukset menevät palkkaan. Kilometrikorvaukset ja päivärahat ilmoitetaan tulorekisteriin omina tulolajeinaan. Palkkaan sekoitettuna niistä maksetaan turhaan veroa ja sivukuluja.

Milloin ulkoistaminen kannattaa

Ulkoistaminen kannattaa, kun palkkoja on useampi kuin yksi, palkka vaihtelee kuukausittain tai alalla on työehtosopimus, joka määrää lisät ja korvaukset. Se kannattaa myös silloin, kun palkanmaksupäivä osuu aina kiireisimpään viikkoon: määräaika ei jousta sen mukaan, miten sinulla menee.

Ulkoistaminen ei kannata, jos maksat itsellesi yhtä samansuuruista kuukausipalkkaa etkä koe sitä vaivaksi. Sitä ei kannata ostaa vain siksi, että se kuulostaa turvallisemmalta. Kerron mieluummin sen suoraan kuin myyn palvelun, jolle ei ole tarvetta.

Lähteet

• Verohallinto: työnantajan sairausvakuutusmaksu 1,91 % vuonna 2026 (valtioneuvoston asetus 1026/2025 3 §), vero.fi, työnantajan sairausvakuutusmaksu
• Eläketurvakeskus: TyEL-maksut 2026, kokonaismaksu 24,4 %, sopimustyönantajan osuus keskimäärin 17,10 %, työntekijän osuus 7,30 %, etk.fi, työeläkemaksut vuonna 2026
• Työllisyysrahasto: työttömyysvakuutusmaksut 2026, työnantajan osuus 0,31 % ja 1,23 % rajan 2 509 500 € ylittävältä osalta, tyollisyysrahasto.fi
• Tulorekisteri: ilmoittamisen määräajat ja myöhästymismaksu, vero.fi, tulorekisterin seuraamusmaksut

Luvut tarkistettu 4.9.2026. Verokannat ja maksuprosentit muuttuvat vuosittain, joten tarkista vuosiluku ennen kuin käytät niitä laskelmassa.