Tilitoimiston vaihtaminen: vaiheet, kesto ja mitä vaihto maksaa

Vaihtoa ei tarvitse ajoittaa tilikauden vaihteeseen, eikä aineisto katoa, kun pyydät sen sähköisesti myös itsellesi. Kaksi asiaa kannattaa silti tarkistaa ennen irtisanomista: vanhan sopimuksen ehdot ja avoimet laskut.

Alla vaiheet siinä järjestyksessä kuin me ne teemme, mitä kukin vaihe vie aikaa ja mitä vaihto kokonaisuudessaan maksaa.

1. Lue vanha sopimus ennen irtisanomista

Monen tilitoimiston sopimukseen on liitetty Taloushallintoliiton yleiset sopimusehdot TAL2023 tai niiden aiempi versio, joten tarkista ensin, mikä versio sopimuksessasi on. Jos sopimuksessa ei ole sovittu muuta, TAL2023 sanoo näin (Taloushallintoliitto, TAL2023):

• Irtisanomisaika on kaksi kuukautta (kohta 7).
• Palkkion saa laskuttaa myös irtisanomisajalta, vaikka työtä ei enää teetettäisi (kohta 13).
• Kesken tilikauden päättyvässä sopimuksessa vanha toimisto laatii tasetilien erittelyt ennakkomaksua vastaan ja laskuttaa ne käytäntönsä mukaan (kohta 11).
• Toimistolla on oikeus pitää laatimansa aineistot, kuten pää- ja päiväkirjan ja erittelyt, kunnes sen saatavat on maksettu, ellei pakottavasta laista muuta johdu (kohta 12).
• Irtisanominen tehdään todisteellisesti. Sähköposti katsotaan perille tulleeksi heti, kun se on lähetetty sopimuksessa mainittuun osoitteeseen (kohta 32).

Käytännössä tämä tarkoittaa kahta asiaa. Laske vanhan toimiston laskut irtisanomisajan loppuun asti mukaan vaihdon hintaan, ja maksa avoimet laskut tai sovi niistä ennen siirtoa, niin aineisto ei jää kiinni. Oma sopimuksesi voi poiketa näistä, joten lue se ensin. Meidän sopimuksessamme irtisanomisaika on kuukausi.

2. Voiko vaihtaa kesken tilikauden?

Voi. Laki ei sido vaihtoa tilikauden vaihteeseen. Kesken tilikauden uusi kirjanpitäjä tarvitsee kuluvan tilikauden viennit ja tasetilien erittelyt siihen päivään asti, josta hän jatkaa.

Edellisen tilikauden tilinpäätöksestä sovitaan erikseen. Jos se on vielä tekemättä, joko uusi toimisto tekee sen tai vanha toimisto tekee sen loppuun. TAL2023:n mukaan vanha toimisto tekee sen, jos maksat siitä ennakon ja toimitat aineiston 30 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä, ellei muusta aikataulusta ole sovittu (kohta 11).

Vastuu kirjanpidosta ei siirry tilitoimistolle. Osakeyhtiössä hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on järjestetty asianmukaisesti (osakeyhtiölaki 6:2 §), ja tilinpäätös ja kirjanpidot on säilytettävä 10 vuotta ja tositteet 6 vuotta (kirjanpitolaki 2:10 §). Siksi aineisto kannattaa saada sähköisesti myös omaan haltuun, ei vain uudelle toimistolle.

3. Milloin vaihto kannattaa ajoittaa

Vaihtaa voi milloin vain. Jos ajankohdan saa valita ja tilikausi on kalenterivuosi, syksy on hyvä hetki kahdesta syystä.

Tilinpäätös tehdään yhdessä paikassa

Kun uusi kirjanpitäjä aloittaa syksyllä, hän ehtii tutustua lukuihin ennen tilikauden päättymistä, ja tilinpäätös ja veroilmoitus tehdään samassa paikassa. Jos vanhassa sopimuksessa on kahden kuukauden irtisanomisaika, irtisano se viimeistään lokakuun lopussa, niin vanha sopimus päättyy ennen tilikauden vaihdetta.

Verosuunnittelu ehtii vielä tälle tilikaudelle

Osakeyhtiön tulosta verotetaan 20 prosentin yhteisöverolla. Osa tulokseen vaikuttavista ratkaisuista, kuten hankintojen ajoitus ja yrittäjän oma palkka, ratkeaa ennen tilikauden viimeistä päivää. Osingosta päätetään tilinpäätöksen jälkeen, mutta sen järkevä määrä riippuu vuoden aikana maksetusta palkasta.

4. Vaiheet ja kesto

Kokonaiskesto riippuu eniten vanhan toimiston aineiston luovutuksesta, ja siihen vaikuttavat sen oma kalenteri ja avoimet laskut. Kun aineisto on saapunut, siirto ja tarkistus ovat siistillä sähköisellä aineistolla tyypillisesti 1-2 tunnin työ.

Suomi.fi-valtuuspyynnön voi hyväksyä yksin toimitusjohtaja tai nimenkirjoittaja, jolla on oikeus edustaa yritystä yksin. Muuten kaupparekisteriin merkityt edustajat vahvistavat sen yhdessä, ja pyyntö odottaa ensimmäistä vahvistajaa enintään kuusi kuukautta (Suomi.fi-valtuuksien ohje). Pyydämme kerralla sekä Veroasioiden hoito -valtuuden että palkkoja maksavalta yritykseltä Palkkatietojen ilmoittaminen -valtuuden, koska tulorekisteri ei sisälly veroasioiden hoitoon.

5. Mitä vanhalta toimistolta pyydetään

• Kuluvan tilikauden päiväkirja ja pääkirja siihen päivään asti, josta uusi toimisto jatkaa
• Tasetilien erittelyt ja avoimet myynti- ja ostolaskut
• Edellisen tilikauden tilinpäätös ja veroilmoitus
• Tositteet ja niiden kuvat sähköisesti
• Palkkakirjanpito ja palkkatiedot, jos yritys maksaa palkkoja
• Tiedot verkkolaskuosoitteesta ja pankkiyhteyksistä, jos ne kulkevat vanhan toimiston ohjelman kautta

Siirto on tehty, kun avaavat saldot täsmäävät edellisen tilinpäätöksen taseeseen ja kesken tilikauden myös vaihtopäivän tasetilien erittelyihin. Jos ne eivät täsmää, ero selvitetään ennen kuin ensimmäinen uusi kuukausi kirjataan.

6. Mitä vaihto maksaa

Vaihdon hinta koostuu kahdesta osasta: uuden toimiston aloituksesta ja vanhan toimiston viimeisistä laskuista.

• Meillä: aloitusmaksu 99 € ja aiemman kirjanpidon siirto sen lisäksi tuntityönä 65 €/h. Arvio annetaan etukäteen. Valtakirjat, Suomi.fi-valtuus ja sopimus kuuluvat hintaan.
• Vanha toimisto: kuukausimaksut irtisanomisajan loppuun ja mahdollinen veloitus tasetilien erittelyistä.

Esimerkki: siisti sähköinen aineisto, jonka siirto vie kaksi tuntia, maksaa meillä 99 € + 2 x 65 € = 229 € (alv 0 %). Jos vanhassa sopimuksessa on TAL2023:n oletusehto, päälle tulevat sen kaksi viimeistä kuukausimaksua.

Muiden toimistojen julkaistuissa hinnastoissa aloitus maksoi 1.10.2026 tarkistuksessamme 0-300 €, ja osa laskuttaa kirjanpidon siirron tuntityönä. Maksat vain sen, mitä hinnastossa lukee: muuta ei laskuteta, ellei siitä ole sovittu kanssasi etukäteen.

7. Virheet, jotka hidastavat vaihtoa

1. Irtisanominen ennen kuin sopimus on luettu. TAL2023:n oletusirtisanomisaika on kaksi kuukautta, ei yksi.

2. Avoimet laskut vanhalle toimistolle. TAL2023:n ehdoilla vanha toimisto voi pitää laatimansa aineiston, kuten pää- ja päiväkirjan ja erittelyt, kunnes laskut on maksettu.

3. Aineisto vain vanhan toimiston ohjelmassa. Kun tunnukset suljetaan, pääsy historiaan katoaa. Pyydä aineisto sähköisesti myös itsellesi.

4. Valtuus vain veroasioihin. Palkkoja maksava yritys tarvitsee lisäksi tulorekisterin valtuuden, muuten uusi toimisto ei voi antaa palkkailmoituksia.

5. Vaihtokuukauden ilmoituksista ei ole sovittu. Sovi kirjallisesti, kumpi toimisto tekee vaihtokuukauden ALV- ja tulorekisteri-ilmoitukset.

8. Vaihtajan tarkistuslista

• Sinä: lue vanhan sopimuksen irtisanomisaika ja ehdot aineiston luovutuksesta.
• Sinä: pyydä uudelta toimistolta kirjallinen tarjous ja varmista, mitä hintaan sisältyy. Meillä sen näet suoraan hinnastosta.
• Sinä: maksa avoimet laskut vanhalle toimistolle tai sovi niistä.
• Sinä: allekirjoita uusi sopimus ja hyväksy Suomi.fi-valtuuspyyntö.
• Sinä: lähetä irtisanomisviesti. Saat meiltä valmiin pohjan.
• Uusi toimisto: pyytää ja tarkistaa aineiston ja täsmäyttää alkusaldot.
• Yhdessä: sovitaan, kumpi tekee vaihtokuukauden ilmoitukset, ja viedään seuraavat määräajat uuden toimiston kalenteriin.

Lähteet

• Taloushallintoliitto, Yleiset sopimusehdot TAL2023 (13.12.2023), kohdat 7, 11, 12, 13 ja 32, luettu 7.10.2026: taloushallintoliitto.fi
• Osakeyhtiölaki 624/2006, 6 luku 2 §, ja kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 10 §, Finlexin ajantasainen säädös, tarkistettu 7.10.2026.
• Suomi.fi-valtuuksien ohjeet: valtuuspyynnön hyväksyminen organisaationa (päivitetty 27.1.2026) ja osakeyhtiön valtuuttaminen, luettu 7.10.2026: suomi.fi
• Laki oma-aloitteisten verojen verotusmenettelystä 768/2016, 17 § (ALV-ilmoituksen määräpäivä) ja tuloverolaki 1535/1992, 124 § (yhteisöveron 20 prosenttia), tarkistettu 7.10.2026.
• Tilitoimisto N.M:n hinnasto ja toimeksiantosopimuksen pohja 7.10.2026 sekä kilpailijoiden julkaistut hinnastot, tarkistettu 1.10.2026.