Tilitoimisto etänä: sama palvelu ilman käyntejä

Näin etäkirjanpito toimii käytännössä

Kuukauden arki on yksinkertainen: sinä lähetät tositteet, me hoidamme loput. Kuitit ja laskut kulkevat kuvana, tiedostona tai verkkolaskuna, me kirjaamme ne, täsmäytämme pankkitilin ja jätämme ALV-ilmoituksen OmaVeroon Suomi.fi-valtuudella. Kuun päätteeksi saat kuukausiraportin, josta näet mihin rahaa meni ja paljonko jäi viivan alle.

Kirjanpitäjänä on Nita Mäkinen, sama joka kuukausi. Kun jokin mietityttää, soitat tai laitat viestin, ja kysyminen kuuluu kuukausihintaan: siitä ei tule erillistä laskua. Eräpäiviä ei tarvitse vahtia itse, ne seurataan meidän päässämme.

Etä ei tarkoita etäistä. Ero lähitoimistoon on vain se, ettei kukaan aja mappia toimistolle: puhelu, video ja sähköposti hoitavat saman keskustelun ilman matkoja, ja vastauksen saa yleensä samana päivänä.

Mitä etätilitoimisto maksaa

Saman kuin palvelumme muutenkin, sillä etäisyys ei näy hinnassa suuntaan eikä toiseen. Kirjanpito on kiinteä porras tositemäärän mukaan, sama toiminimelle ja osakeyhtiölle: 99 €/kk noin kymmenellä tositteella kuussa, 149 €/kk kun niitä on 11-30 ja 199 €/kk kun 31-60. Tositekohtaisia lisämaksuja ei ole, joten vilkas kuukausi ei kasvata laskua portaan sisällä.

Erikseen laskutetaan tilinpäätös ja veroilmoitus 6B (osakeyhtiö 480 €), toiminimen vuosipäätös (190 €) ja palkanlaskenta (25 € palkkalaskelmalta). Kirjanpidon aloitusmaksu on 99 € kertamaksu. Hinnat alv 0 %, päälle lisätään alv 25,5 %. Koko hinnasto on julkinen, eikä hintoja tarvitse pyytää erikseen.

Kenelle etä sopii ja kenelle ei

Etäkirjanpito sopii, kun tositteet syntyvät sähköisinä tai ehdit kuvata kuitit puhelimella, ja kun sinulle riittää että asiat hoituvat puhelimessa ja sähköpostissa. Käytännössä tämä kattaa valtaosan pienyrityksistä: konsultit, verkkokaupat, rakentajat, kampaamot ja kuljetusyritykset toimivat meillä samalla mallilla.

Sanon suoraan senkin, kenelle etä ei sovi: jos haluat viedä paperimapin toimistolle ja istua kirjanpitäjän kanssa alas joka kuukausi, lähitoimisto palvelee sinua paremmin. Se ei ole meiltä pois, se on rehellinen vastaus.

Aloitus etänä, ilman yhtäkään käyntiä

Koko aloitus hoituu sähköisesti, ja sinun osuutesi vie yhteensä noin vartin:

• Maksuton alkukartoitus puhelimessa: yhtiömuoto, tositemäärä ja tarpeet, ja saat hinnan saman tien.
• Sopimus allekirjoitetaan sähköisesti, ja tunnistaudut vahvalla tunnistautumisella.
• Hyväksyt Suomi.fi-valtuuden pankkitunnuksillasi, jolloin veroasiointi hoituu kauttamme.
• Saat ohjeen tositteiden toimitukseen, ja ensimmäinen kuukausi menee normaalisti.

Jos vaihdat meille toisesta tilitoimistosta, hoidamme myös aineiston siirron ja yhteydenpidon vanhaan toimistoon: näin tilitoimiston vaihto etenee.

Mitä tarvitset etäkirjanpitoon

Vähemmän kuin moni luulee. Uusia ohjelmia ei tarvitse ostaa, sillä ohjelmaa ei myydä ilman tarvetta: teemme kirjanpidon omalla ohjelmallamme ilman ohjelmakulua sinulle. Riittää että sinulla on:

• puhelin, jolla kuvaat kuitit, tai sähköposti, johon laskut saapuvat
• verkkopankkitunnukset Suomi.fi-valtuuden hyväksymiseen ja sopimuksen allekirjoittamiseen
• tapa vastaanottaa myyntilaskujen rahat eli yrityksen pankkitili

Jos tarvitset omaan käyttöösi ohjelman esimerkiksi ostolaskujen kierrätykseen tai laskutukseen, se järjestyy: lisenssi menee sinulle ilman katetta, ja kerromme hinnan ennen kuin mitään otetaan käyttöön.

Näin kuukausi etenee etäasiakkaana

Kuun mittaan lähetät tositteet sitä mukaa kun niitä syntyy, tai kerralla kuun lopussa, kumpi sinulle sopii. Kuun vaihteen jälkeen me kirjaamme aineiston, täsmäytämme pankkitilin ja laskemme ALV:n. Ilmoitus lähtee OmaVeroon määräajassa, ja sinä saat siitä tiedon sekä maksettavan summan viitteineen valmiina.

Samalla saat kuukausiraportin: tuloslaskelman ja taseen, joista näet mihin rahaa meni, paljonko jäi ja miltä vuosi näyttää. Jos jokin luku vaatii huomiota, esimerkiksi ennakkoveron taso ei enää vastaa tulosta, sanomme sen sinulle ilman että sitä tarvitsee erikseen kysyä. Loppu on tavallista arkea: kysymyksiin vastataan puhelimessa tai sähköpostissa, yleensä samana päivänä.

Vuoden päätteeksi teemme tilinpäätöksen ja veroilmoituksen samasta aineistosta. Erillistä kevätrumbaa ei tule, koska kirjanpito on ollut ajan tasalla joka kuukausi.

Kolme huolta, jotka etäasiakkaat kysyvät ensimmäisenä

Ensimmäinen: katoaako henkilökohtaisuus, kun ketään ei tavata. Ei katoa, se vain vaihtaa muotoa. Sinulla on nimetty kirjanpitäjä, joka tuntee yrityksesi ja jolle soitat suoraan, ei vaihdetta eikä tikettijonoa. Moni huomaa asioinnin olevan nopeampaa kuin toimistolla käynnin.

Toinen: mitä tapahtuu, jos lähetän jotain väärin tai unohdan kuitin. Ei mitään peruuttamatonta. Kysymme puuttuvista tositteista ennen ALV-ilmoitusta, ja jos jokin on epäselvä, se selvitetään yhdessä. Sinun ei tarvitse osata kirjanpitoa, se on meidän työmme.

Kolmas: sitooko etäsopimus pitkäksi aikaa. Sopimus on kuukausipohjainen, ja hinnat ovat julkiset, joten tiedät mihin sitoudut ennen kuin allekirjoitat. Vertailun nykyiseen palveluusi voi teettää maksutta.

Etätilitoimisto vai kirjanpito-ohjelma itse

Moni vertaa etätilitoimistoa siihen, että tekisi kirjanpidon itse ohjelmalla. Rehellinen vastaus: jos yritykselläsi on kourallinen tapahtumia vuodessa eikä ALV-velvollisuutta, itse tekeminen voi riittää, ja sanomme sen alkukartoituksessa suoraan. Ohjelma laskee ja kirjaa, mutta tulkinta jää sinulle: mikä on vähennyskelpoista, mille tilille tapahtuma kuuluu ja mitä ilmoituksia mistäkin seuraa. Virheet näkyvät vasta tilinpäätöksessä tai verottajan kirjeessä, ja niiden korjaaminen maksaa yleensä enemmän kuin kirjanpitäjä olisi maksanut.

Etätilitoimistossa saat saman sähköisen sujuvuuden kuin ohjelmassa, mutta työn tekee ja siitä vastaa ihminen, joka myös huomaa asiat joita et osaa kysyä. Meillä tämä ei edes vaadi ohjelmavalintaa: sinun ei tarvitse ostaa mitään, ja kysyminen kuuluu hintaan.

Etäkirjanpito myös englanniksi

Palvelemme samalla mallilla englanniksi, mikä tekee etämallista luontevan myös ulkomaiselle perustajalle ja kansainväliselle tiimille: paperit, ilmoitukset ja viranomaisasiointi hoituvat suomeksi meidän päässämme, ja sinä asioit sillä kielellä, joka on sinulle helpoin. Englanninkielinen palvelu ei maksa lisää. Englanninkieliset sivumme ovat osoitteessa tilitoimistonm.fi/en.

Etätilitoimisto vai paikallinen toimisto

Kysymys ei ole oikeasti etäisyydestä vaan siitä, miten haluat asioida. Paikallisen toimiston vahvuus on kasvokkainen tapaaminen; hintana on se, että palvelu on sidottu aukioloaikoihin ja mapin kuljettamiseen. Etämallissa sama keskustelu käydään puhelimessa silloin kun sinulle sopii, ja tositteet liikkuvat sillä välin itsestään.

Meidän toimistomme on Nokialla, ja asiakkaita on ympäri Suomen, Helsingistä Rovaniemelle. Paikkakunta ei näy palvelussa eikä hinnassa. Palvelemme suomeksi ja englanniksi, eikä englanninkielinen palvelu maksa lisää.

Lue myös: kirjanpito etänä, kuinka se toimii ja etätilitoimisto vai paikallinen, vertailu.

Usein kysyttyä etäkirjanpidosta