Etäkirjanpito: näin kirjanpito etänä toimii pienyritykselle

Etäkirjanpidossa kukaan ei kuljeta mappia toimistolle. Lähetät tositteet kuvana tai tiedostona henkilökohtaiseen portaaliin, ja kirjanpitäjä hoitaa kirjaukset, ALV-ilmoituksen ja kuukausiraportin omalta koneeltaan. Kirjanpitolaki ei vaadi paperia eikä tapaamisia, vaan sen, että jokaiselle kirjaukselle on tosite ja aineisto säilyy tarkastettavana.

Tässä artikkelissa käyn läpi, miten tämä toimii meillä käytännössä: mitä sinulta tarvitaan, mitä laki tositteista sanoo, miten veroasiointi hoituu ilman pankkitunnuksiesi luovuttamista ja mitä palvelu maksaa. Palvelun kokonaiskuvan löydät sivulta tilitoimisto etänä.

Mitä etäkirjanpito tarkoittaa käytännössä?

Kuukauden kulku on yksinkertainen. Sinä lähetät tositteet sitä mukaa kuin niitä syntyy, tai kerralla kuun lopussa. Kuun vaihteen jälkeen me kirjaamme aineiston, täsmäytämme pankkitilin ja laskemme arvonlisäveron. ALV-ilmoitus lähtee OmaVeroon, ja sinä saat tiedon maksettavasta summasta viitteineen. Samalla tulee kuukausiraportti eli tuloslaskelma ja tase, josta näet mihin rahaa meni ja paljonko jäi.

Kaikki keskustelu hoituu puhelimessa, sähköpostilla tai videopuhelulla. Kirjanpitäjä on sama joka kuukausi, joten yrityksesi taustoja ei tarvitse selittää joka kerta uudelleen, ja kysyminen kuuluu kuukausihintaan.

Miten tositteet toimitetaan etätilitoimistolle?

Aineisto kulkee henkilökohtaiseen portaaliin, jonka linkin saat aloituksessa. Kun kaikki on samassa paikassa, mikään ei jää matkalle. Sähköposti käy varalla. Tapa riippuu siitä, miten aineisto syntyy:

• Paperikuitti kuvataan puhelimella suoraan portaaliin.
• Sähköpostiin tulevat laskut ja kuitit tallennetaan portaaliin tiedostoina.
• Verkkolaskut ja kuun tiliote viedään portaaliin PDF:nä. Pääsyä pankkitiliisi emme tarvitse.

Kuva paperikuitista kelpaa, koska kirjanpitolaki sallii aineiston muodon muuttamisen käsittelyä tai säilytystä varten, kunhan sisältö ja kirjausketju säilyvät (kirjanpitolaki 2 luku 7 §). Kuvan pitää siis olla tarkka: päiväys, myyjä, summa ja ALV-erittely pitää pystyä lukemaan.

Jos kuitti puuttuu tai jokin on epäselvä, kysymme siitä ennen ALV-ilmoitusta. Sinun ei tarvitse osata kirjanpitoa, se on meidän työmme.

Mitä laki vaatii tositteelta?

Kirjanpitolain mukaan jokaisen kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Menotositteesta pitää käydä ilmi, mitä ostettiin, ja tulotositteesta, mitä myytiin (2 luku 5 §). Laki ei siis ota kantaa siihen, onko tosite paperilla vai sähköisenä, vaan siihen mitä siinä lukee.

Säilytysajat ovat samat kuin paperiaineistolla. Tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ja tilinpäätös sekä kirjanpidot vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä (2 luku 10 §). Aineiston pitää lisäksi olla tarkasteltavissa Suomesta käsin viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä (2 luku 9 §). Sähköisessä kirjanpidossa tämä täyttyy luontevasti, koska aineisto on tallessa järjestelmässä eikä pahvilaatikossa.

Tarvitsenko kirjanpito-ohjelman?

Et tarvitse. Teemme kirjanpidon omalla ohjelmallamme, eikä siitä tule sinulle ohjelmakulua. Riittää, että sinulla on puhelin tai tietokone tositteiden viemiseen portaaliin, verkkopankkitunnukset sopimuksen allekirjoittamiseen ja valtuuden hyväksymiseen sekä yrityksen pankkitili.

Jos tarvitset omaan käyttöösi ohjelman, esimerkiksi ostolaskujen kierrätykseen, maksuliikenteeseen tai omaan laskutukseen, se järjestyy. Lisenssi menee sinulle ilman katetta, ja kerromme hinnan ennen kuin mitään otetaan käyttöön. Ohjelmaa ei myydä, jos sille ei ole tarvetta.

Miten veroasiointi hoituu etänä?

Pankkitunnuksiasi emme kysy koskaan. Veroasiointi hoituu Suomi.fi-valtuudella: tilitoimisto tekee valtuuspyynnön, ja sinä hyväksyt sen kirjautumalla omilla tunnuksillasi. Sen jälkeen voimme antaa esimerkiksi ALV-ilmoitukset OmaVerossa yrityksesi puolesta.

Valtuus on sinun hallinnassasi myös jälkikäteen. Suomi.fi-valtuuksien ohjeen mukaan sekä valtuuttaja että valtuutettu voivat mitätöidä voimassa olevan valtuuden, eli voit perua sen itse milloin tahansa.

Myös sopimus allekirjoitetaan sähköisesti vahvalla tunnistautumisella, joten aloitus ei vaadi yhtään käyntiä.

Mitä etäkirjanpito maksaa?

Etäisyys ei näy hinnassa. Kirjanpito on kiinteä porras tositemäärän mukaan, sama toiminimelle ja osakeyhtiölle: 99 €/kk noin kymmenellä tositteella kuussa, 149 €/kk kun niitä on 11-30, 199 €/kk kun 31-60, 299 €/kk kun 61-100 ja 349 €/kk kun 101-150. Yli 150 tositteen kuukausista sovitaan erikseen. Tositekohtaisia lisämaksuja ei ole.

Erikseen laskutetaan osakeyhtiön tilinpäätös ja veroilmoitus 6B (480 €), toiminimen vuosipäätös (190 €), palkanlaskenta (25 € palkkalaskelmalta) ja kirjanpidon aloitusmaksu (99 € kertamaksu). Olemassa olevan kirjanpidon siirto laskutetaan aloitusmaksun lisäksi tuntityönä 65 €/h ja arvio annetaan etukäteen. Hinnat alv 0 %, päälle lisätään alv 25,5 %. Kaikki hinnat ovat julkisessa hinnastossa, ja laajempi vertailu on artikkelissa kirjanpidon hinta 2026.

Kenelle etäkirjanpito ei sovi?

Sanon sen suoraan: jos haluat viedä paperimapin toimistolle ja istua kirjanpitäjän kanssa alas joka kuukausi, lähitoimisto palvelee sinua paremmin. Sama koskee yritystä, jonka koko aineisto syntyy paperilla ja jolla ei ole aikaa kuvata sitä.

Jos taas tositteet syntyvät jo nyt sähköisinä tai ehdit kuvata kuitit puhelimella, etämallissa ei ole mitään, mikä puuttuisi lähitoimistosta. Vertailun eri mallien välillä löydät artikkelista etätilitoimisto vai paikallinen, ja jos harkitset vaihtoa nykyisestä toimistosta, katso miten tilitoimiston vaihtaminen etenee.

Lähteet

• Kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 5 § (tosite), 7 § (kirjanpitoaineisto), 9 § (säilyttäminen) ja 10 § (säilytysaika). Finlex, ajantasainen säädös, tarkistettu 17.9.2026.
• Suomi.fi-valtuuksien ohjeet, valtuuksien sanasto: valtuuspyyntö ja mitätöinti. Tarkistettu 17.9.2026.
• Tilitoimisto N.M. Oy:n julkinen hinnasto, voimassa 17.9.2026.